Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

OWAK S.A.S., identificada con NIT 901.033.787-8, quien opera comercialmente bajo la marca LABÜRO216, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades.

Dirección

Carrera 26 No. 2-16, Cali, Valle del Cauca, Colombia

Teléfono

316 694 7972

Correo para consultas, reclamos y ejercicio de derechos

info@owakgroup.com

Marca y operación

LABÜRO216 · Centro Empresarial

2. Objeto y alcance

La presente Política establece los criterios bajo los cuales OWAK S.A.S., a través de LABÜRO216, recolecta, almacena, usa, circula, consulta, actualiza, transmite, transfiere, conserva y, cuando corresponda, suprime datos personales. Aplica a los tratamientos realizados en medios físicos, digitales, audiovisuales y operativos relacionados con la prestación de servicios del Centro Empresarial.

Esta Política comprende, entre otros, los datos tratados a través de:

• laburo.club y los formularios públicos asociados;
• el portal de miembros 216.laburo.club y demás aplicaciones o interfaces de LABÜRO216;
• procesos de registro, TOUR, vinculación, KYC, contratación, activación, renovación, suspensión y terminación;
• CRM, comunicaciones por correo electrónico, WhatsApp, chat u otros canales habilitados;
• reservas, check-in, acceso, visitantes, invitados y proveedores;
• domicilio empresarial, correspondencia y paquetería;
• facturación, pagos, cartera y soportes transaccionales;
• servicio al cliente, incidentes, quejas, objetos perdidos y seguridad;
• sistemas de videovigilancia instalados en zonas autorizadas; y
• registros técnicos, logs, auditoría, analítica operativa y seguridad de la información.

3. Marco normativo

Esta Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —en lo pertinente al régimen de protección de datos personales—, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

4. Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, cuando sea exigible.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que pueda ser tratado conforme al régimen aplicable.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos cuando permitan identificar de manera única a una persona.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

5. Principios aplicables

LABÜRO216 aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad. La información será tratada únicamente para finalidades legítimas, informadas y compatibles con la relación del Titular con LABÜRO216.

6. Titulares y categorías de datos

La operación puede tratar datos personales de prospectos, miembros, representantes legales, contactos empresariales, usuarios autorizados, visitantes, invitados, proveedores, contratistas, candidatos, trabajadores y otras personas relacionadas con LABÜRO216.

7. Finalidades del Tratamiento

Prospección, orientación y CRM

Atender solicitudes de información; registrar leads; identificar necesidades; programar tours; preparar cotizaciones y propuestas; realizar seguimiento comercial; gestionar oportunidades, renovaciones y la relación con prospectos y clientes.

Vinculación, KYC y contratación

Identificar y validar a la persona y, cuando corresponda, su relación con la organización contratante; verificar documentación; gestionar la firma contractual, autorizaciones, políticas, pagos y condiciones requeridas para activar servicios.

Administración de membresías y usuarios

Crear y administrar cuentas, organizaciones, usuarios nominales, roles, permisos, planes, vigencias, beneficios, créditos, reservas activas, renovaciones, suspensiones, reactivaciones y terminaciones.

Reservas y disponibilidad

Gestionar inventario, disponibilidad, waitlist, reservas, modificaciones, cancelaciones, no-show, check-in/out, uso de beneficios, cobros asociados y trazabilidad de la prestación.

Acceso, seguridad y control de instalaciones

Validar la autorización de ingreso; registrar entradas y salidas; gestionar credenciales, visitantes, proveedores y excepciones; proteger a las personas, instalaciones, activos e información; atender incidentes y emergencias.

Visitantes e invitados

Registrar y validar la identidad y autorización de visitantes e invitados, relacionarlos con el anfitrión o empresa correspondiente, anunciar su llegada, orientar su ingreso y mantener evidencia operacional cuando resulte necesaria.

Domicilio empresarial

Evaluar elegibilidad, validar representantes y contactos, administrar autorizaciones de uso de dirección, mantener evidencia contractual, atender cambios societarios, renovaciones, terminaciones y requerimientos legítimos de autoridad.

Correspondencia y paquetería

Recibir, identificar, clasificar, registrar, notificar, custodiar y entregar correspondencia o paquetes; verificar al destinatario o tercero autorizado; mantener trazabilidad de la cadena de custodia y gestionar excepciones.

Facturación, pagos y obligaciones legales

Emitir y administrar facturas, pagos, cartera, devoluciones, notas crédito, conciliaciones y soportes; cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales, administrativas y de prevención del fraude.

Comunicaciones de servicio

Enviar confirmaciones, recordatorios, avisos operativos, información de acceso, correspondencia recibida, pagos, cambios de servicio, soporte, incidentes, renovaciones y demás comunicaciones necesarias para ejecutar la relación.

Servicio al cliente y experiencia

Atender solicitudes, quejas, reclamos, soporte, service recovery, incidentes, objetos perdidos y mediciones de satisfacción; documentar causas y acciones de mejora.

Analítica, planeación y mejora

Construir estadísticas y análisis de ocupación, demanda, capacidad, uso, servicio, conversión, retención y desempeño para administrar y mejorar el negocio. Cuando sea posible, se emplearán datos agregados, anonimizados o seudonimizados.

Seguridad informática y auditoría

Autenticar usuarios, prevenir accesos no autorizados, investigar eventos de seguridad, mantener logs, reconstruir actuaciones, asegurar integridad transaccional y cumplir controles internos o externos.

Marketing y comunicaciones comerciales

Enviar información sobre LABÜRO216, productos, eventos, contenidos, invitaciones y novedades únicamente cuando exista autorización o fundamento jurídico aplicable y respetando los mecanismos de oposición o exclusión.

Defensa de derechos y cumplimiento

Conservar y utilizar información cuando resulte necesaria para ejercer o defender derechos, atender autoridades competentes, prevenir o investigar conductas ilícitas y cumplir deberes legales o contractuales.

8. Autorización y prueba de la autorización

Cuando la ley exija autorización, LABÜRO216 la solicitará de forma previa, expresa e informada mediante mecanismos físicos, electrónicos o tecnológicos que permitan demostrar la voluntad inequívoca del Titular y conservar evidencia de la versión aceptada, fecha, hora, canal y finalidad aplicable.

La aceptación de una membresía o de términos necesarios para prestar el servicio no se interpretará, por sí sola, como autorización ilimitada para actividades de marketing, publicidad o uso promocional de imagen. Cuando una finalidad sea opcional, LABÜRO216 procurará obtener la autorización correspondiente de manera separada.

No se requerirá autorización en los casos previstos por la ley, incluidos los datos de naturaleza pública, la información requerida por autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y los demás eventos legalmente exceptuados.

9. Datos sensibles

LABÜRO216 no condicionará la prestación ordinaria de sus servicios al suministro de datos sensibles que no sean necesarios. Cuando excepcionalmente resulte indispensable tratar datos sensibles, informará al Titular sobre su carácter facultativo, la finalidad específica y los derechos aplicables, y obtendrá autorización explícita cuando sea legalmente requerida.

Las imágenes ordinarias de videovigilancia constituyen datos personales cuando permiten identificar a una persona. No serán tratadas como información biométrica sensible salvo que se implementen tecnologías que extraigan o utilicen características biométricas para identificar de manera única a una persona; cualquier implementación de ese tipo requerirá evaluación jurídica y controles adicionales antes de su puesta en operación.

10. Videovigilancia

LABÜRO216 puede utilizar cámaras de videovigilancia en accesos, circulaciones, áreas comunes y demás zonas autorizadas con la finalidad exclusiva de contribuir a la seguridad de personas e instalaciones, controlar accesos, prevenir e investigar incidentes, proteger activos, reconstruir eventos de seguridad y suministrar información a autoridades o terceros legitimados cuando jurídicamente proceda.

• La videovigilancia no tiene como finalidad supervisar el contenido del trabajo profesional de miembros o visitantes.
• Las cámaras no deben orientarse intencionalmente a capturar el contenido de pantallas, documentos o comunicaciones privadas cuando ello pueda evitarse razonablemente.
• El acceso a las grabaciones estará restringido a personal autorizado y quedará sujeto a controles de confidencialidad y seguridad.
• Las imágenes se conservarán únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad de seguridad, salvo que deban preservarse por un incidente, investigación, reclamación, requerimiento de autoridad u obligación legal.
• LABÜRO216 instalará avisos visibles de videovigilancia en los puntos de ingreso o zonas correspondientes, con referencia a esta Política y a los canales para ejercer derechos.

11. Niños, niñas y adolescentes

Los servicios de LABÜRO216 están dirigidos principalmente a personas adultas y organizaciones. El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes será excepcional, respetará su interés superior y derechos prevalentes y se realizará únicamente cuando resulte procedente conforme a la ley, con la autorización correspondiente del representante legal y atendiendo la opinión del menor cuando su madurez lo permita.

12. Encargados, transmisiones y transferencias

OWAK S.A.S. podrá contratar proveedores que actúen como Encargados del Tratamiento para prestar servicios tecnológicos, alojamiento, CRM, comunicaciones, mensajería, firma electrónica, pagos, facturación electrónica, analítica, soporte, seguridad, copias de respaldo u otros servicios necesarios para la operación. Dichos terceros deberán tratar los datos conforme a las instrucciones de OWAK S.A.S., las finalidades autorizadas y las obligaciones de seguridad y confidencialidad aplicables.

Cuando el almacenamiento o procesamiento implique transmisión o transferencia internacional de datos personales, OWAK S.A.S. adoptará los mecanismos contractuales y jurídicos exigibles, verificará la procedencia de la operación y aplicará las reglas colombianas sobre circulación transfronteriza de datos.

13. Derechos de los Titulares

El Titular podrá, en los términos previstos por la ley:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda;
• ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• presentar consultas y reclamos;
• solicitar la supresión de datos y/o revocar la autorización cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que impida conservarlos;
• acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos y periodicidad establecidos por la normativa;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado cuando así lo exija la ley.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

14.1 Canal habilitado

Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales podrán enviarse a info@owakgroup.com o presentarse por escrito en la Carrera 26 No. 2-16, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Para facilitar la validación de identidad, la solicitud deberá indicar como mínimo nombre completo, documento de identidad, datos de contacto, descripción de la solicitud y, cuando aplique, documentos de soporte.

14.2 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderlas dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.3 Reclamos

Los reclamos sobre corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento deberán contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección o medio de notificación y los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” o una anotación equivalente cuando resulte aplicable. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible resolverlo dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

15. Seguridad y confidencialidad

LABÜRO216 adoptará medidas administrativas, humanas, físicas y técnicas razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Los accesos a información deberán responder al rol y a la necesidad operativa; los miembros solo deberán acceder a información propia o de su organización conforme a permisos; los operarios a la información necesaria para ejecutar sus funciones; y los accesos administrativos sensibles deberán ser controlados y auditables.

16. Conservación y supresión

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, posteriormente, durante los períodos requeridos para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, de seguridad, auditoría o defensa de derechos. Cumplidos dichos plazos y cuando no exista una causa legítima para su conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a medidas que impidan su utilización ordinaria.

Los plazos de conservación podrán variar según la categoría de información. Las evidencias asociadas a contratos, facturación, domicilio empresarial, incidentes, seguridad o requerimientos de autoridad podrán estar sujetas a términos distintos de los aplicables a leads, comunicaciones comerciales o datos operativos de corto plazo.

17. Cookies y tecnologías similares

Los sitios y aplicaciones de LABÜRO216 pueden utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores o tecnologías similares para funciones estrictamente necesarias de sesión, seguridad, autenticación y funcionamiento. Cuando se utilicen tecnologías de analítica, medición o publicidad que requieran información adicional o consentimiento conforme a la normativa aplicable, LABÜRO216 deberá informar su finalidad y ofrecer los controles correspondientes.

18. Exactitud y actualización de la información

El Titular es responsable de suministrar información veraz y actualizada. LABÜRO216 podrá solicitar actualización de información cuando sea necesaria para mantener vigente una membresía, autorizar domicilio empresarial, entregar correspondencia, validar representantes o cumplir obligaciones legales y de seguridad.

19. Incidentes de seguridad de la información

Ante un incidente que comprometa datos personales, LABÜRO216 aplicará procedimientos de contención, análisis, preservación de evidencia, mitigación y comunicación. Cuando la normativa lo exija, OWAK S.A.S. realizará los reportes o notificaciones correspondientes ante la Superintendencia de Industria y Comercio, los Titulares u otras autoridades competentes.

20. Vigencia y modificaciones

La presente Política rige a partir de septiembre de 2026. OWAK S.A.S. podrá modificarla cuando cambien la normativa, los servicios, los procesos, los proveedores tecnológicos o las condiciones de Tratamiento. Las modificaciones sustanciales serán informadas por un medio razonable y la versión vigente permanecerá disponible en los canales digitales de LABÜRO216.